Dane osobowe - ADN Instytut

ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Administrator zbiera i przetwarza dane osobowe zgodnie z właściwymi przepisami, w tym w szczególności zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej zwane: „RODO”.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej zwane: „RODO”) informujemy, że:

ADMINISTRATORZY DANYCH

Administratorem danych osobowych zgodnie z art. 4 pkt. 7 RODO jest Instytut Altiora Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp. k., z siedzibą w Warszawie, adres: 02-366 Warszawa, ul. Bitwy Warszawskiej 1920 r. 7a, tel.: 22 208 28 26, e-mail: instytut@adn.pl.

W przypadku wybranych projektów Administratorem danych osobowych zgodnie z art. 4 pkt. 7 RODO jest Akademia Altiora Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, adres: 02-366 Warszawa, ul. Bitwy Warszawskiej 1920 r. 7a, tel.: 22 208 28 26, e-mail: biuro@adnakademia.pl.

W przypadku udziału w projektach uczestnicy biorący w nich udział otrzymują właściwe i szczegółowe klauzule informacyjne.

INSPEKTOR OCHRONY DANYCH

Administratorzy powołali Inspektor Ochrony Danych, z którym mogą się Państwo kontaktować w sprawach związanych z ochroną danych osobowych.

Inspektor Ochrony Danych – Monika Kamińska Adres e-mail: rodo@adn.pl

CELE PRZTWARZANIA DANYCH

Cele w jakich możemy przetwarzać dane osobowe, w zależności od źródła pochodzenia:

Lp.	Źródło informacji	Cel przetwarzania
Dane Klientów
	Realizacja zapytań ofertowych	Przygotowanie i przedstawienie oferty handlowej tj. podjęcie działań zmierzających do zawarcia umowy (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b „RODO”);W celach dowodowych i ewentualnej obrony przed roszczeniami (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f „RODO”);Marketingu i promocji produktów i usług własnych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a oraz f „RODO”);Wewnętrznych celów administracyjnych – prowadzenia statystyk, raportowania, badania satysfakcji Klientów (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f „RODO”).
	Realizacja zawartych umów na świadczenie usług	Realizacja zawartej umowy (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b „RODO”);Wypełnienie prawnie ciążących obowiązków na Administratorze danych w związku z koniecznością przechowywania dowodów księgowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c „RODO” w związku z przepisami podatkowymi);W celu dochodzenia ewentualnych roszczeń (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f „RODO”);Marketingu i promocji produktów i usług własnych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a oraz f „RODO”);Wewnętrznych celów administracyjnych – prowadzenia statystyk, raportowania, badania satysfakcji Klientów (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f „RODO”).
	Formularz kontaktowy na stronie internetowej	Wykonania zawartej umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b „RODO”);Marketingu i promocji produktów i usług własnych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a „RODO”);Udzielania odpowiedzi na przesłane pytania, prowadzenie korespondencji (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a „RODO”);Wewnętrznych celów administracyjnych – prowadzenia statystyk, raportowania, badania satysfakcji Klientów (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f „RODO”).
	Dane otrzymywane podczas spotkań i znajdujące się w zawieranych Umowach	Wykonania zawartej umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b „RODO”);W celu bieżącego kontaktu wynikającego z zawartej umowy lub z podjętych działań zmierzających do jej zawarcia (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b „RODO”);Wypełnienie prawnie ciążących obowiązków na Administratorze danych w związku z koniecznością przechowywania dowodów księgowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c „RODO” w związku z przepisami podatkowymi);W celu dochodzenia ewentualnych roszczeń (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f „RODO”)Marketingu i promocji produktów i usług własnych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a oraz f „RODO”);Wewnętrznych celów administracyjnych – prowadzenia statystyk, raportowania, badania satysfakcji Klientów (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f „RODO”).
	Marketing produktów i usług własnych	Marketingu i promocji produktów i usług własnych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a oraz f „RODO”);Wewnętrznych celów administracyjnych – prowadzenia statystyk, raportowania, badania satysfakcji Klientów (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f „RODO”).
	Monitoring wizyjny i nagrywanie rozmów	Zapewnienie bezpieczeństwa, ochrona mienia, archiwizacja (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f „RODO”).
Dane Kontrahentów i innych osób kontaktujących się z Administratorem
	Dane otrzymywane podczas spotkań i znajdujące się w zawieranych Umowach	Wykonania zawartej umowy (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b „RODO”);W celu bieżącego kontaktu wynikającego z zawartej umowy lub z podjętych działań zmierzających do jej zawarcia (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b „RODO”);Wypełnienie prawnie ciążących obowiązków na Administratorze danych w związku z koniecznością przechowywania dowodów księgowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c „RODO” w związku z przepisami podatkowymi);W celu dochodzenia ewentualnych roszczeń (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f „RODO”);Wewnętrznych celów administracyjnych – prowadzenia statystyk, raportowania, badania satysfakcji Klientów (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f „RODO”).
	Dane znajdujące się w korespondencji elektronicznej i papierowej	Bieżący kontakt z naszymi Kontrahentami i Podmiotami Współpracującymi, z którymi mamy podpisane umowy, w celu ich realizacji (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b „RODO”);Kontakt z firmami i ich przedstawicielami, z którymi prowadzimy negocjacje przed zawarciem umowy (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b „RODO”);Odpowiedzi na wszelkie inne zapytania, które trafiają do nas na oficjalne adresy umożliwiające komunikację elektroniczną (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f „RODO”).
	Monitoring wizyjny i nagrywanie rozmów	Zapewnienie bezpieczeństwa, ochrona mienia, archiwizacja (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f „RODO”).
Media Społecznościowe
	Dane osób, korzystających z mediów społecznościowych Banku	W celu obsługi fanpage w portalu Facebook i wchodzenia w interakcje z użytkownikami, w tym prowadzenia korespondencji za pośrednictwem funkcji czatu (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f „RODO”);W celu kontaktu i udzielania odpowiedzi na przesłane pytania (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f „RODO”);W celach archiwalnych i dowodowych dla zabezpieczenia informacji, których wykorzystanie może być niezbędna dla dochodzenia naszych praw (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f „RODO”);W celu wchodzenie w interakcje z Użytkownikami, w tym poprzez funkcję czatu w portalu Facebook na podstawie uzyskanej zgody (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a „RODO”);W przypadku pozostawienia na naszym profilu komentarz lub wystawienia oceny (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a „RODO”). Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych osób odwiedzających profil Instytutu Altiora opisane zostały w punkcie 10. poniżej.

ODBIORCY DANYCH

Odbiorcami danych osobowych w związku z realizacją celów wskazanych w punkcie 3 mogą być:

Osoby upoważnione przez Administratora – pracownicy oraz współpracownicy;
Podmioty, którym Administrator powierzył przetwarzania danych osobowych (podmioty przetwarzające) na podstawie zawartych umów takie jak: kancelarie prawne, firmy audytorskie, firmy świadczące usługi IT;
Podmioty, którym Administrator zobligowany będzie udostępnić dane na podstawie przepisów prawa;
Odbiorcy danych tacy jak: kurierzy, banki.

PRZEKAZYWANIE DANYCH DO PAŃSTWA TRZECIEGO LUB ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWEJ

Przetwarzane dane osobowe, w związku z celami opisanymi w punkcie 3 nie są przekazane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

Twoje dane możemy przekazywać odbiorcom, którzy będą je przetwarzali poza EOG tylko w następujących sytuacjach:

Gdy uzyskamy na to Twoją zgodę;
Gdy Komisja Europejska stwierdzi, że państwo trzecie lub organizacja międzynarodowa zapewniają odpowiedni stopień ochrony.
Gdy zapewnione są odpowiednie zabezpieczenia np. poprzez zawarcie w umowie z odbiorcą danych standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską.

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora w okresie niezbędnym do realizacji celów wskazanych w punkcie 3:

W związku z realizacją zawartej umowy, do czasu jej zakończenia, po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy prawa w szczególności dotyczących przechowywanie dowodów księgowych lub dla zabezpieczenia ewentualnych roszczeń;
W związku z przygotowanymi ofertami lub udzielonymi odpowiedziami przez okres 10 lat zgodnie z przyjętym okresem archiwizacji;
W związku z marketingiem produktów i usług oferowanych przez Administratora, do czasu wycofania zgody na takie przetwarzanie lub zrealizowanie celu przez Administratora;
Jeśli przetwarzamy dane w związku z prawnie uzasadnionym interesem – do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych, np. dla celów marketingowych; lub tak długo, jak ten interes istnieje, np. do momentu przedawnienia roszczeń wynikających z zawartych umów.

PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Przysługują Ci następujące prawe:

Prawo dostępu do treści swoich danych osobowych (art. 15 „RODO”).
Prawo do sprostowania nieprawidłowych i uzupełnienia brakujących danych (art. 16 „RODO”).
Prawo żądania usunięcia danych – tzw. „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 „RODO”), w przypadku gdy:
dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane,
osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę, na której opiera się przetwarzanie i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw wobec przetwarzania,
dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem,
dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego.
Prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 „RODO”) w przypadku gdy:
osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych,
przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
Administrator nie potrzebuje już danych osobowych dla swoich celów, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą.
Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 „RODO”), co oznacza, iż niezależnie od praw wymienionych w niniejszym dokumencie osoba, której dane dotyczą może w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych przez Administratora w oparciu o prawnie uzasadniony interes Administratora, w tym na potrzeby marketingu bezpośredniego. Sprzeciw jest dla Administratora wiążący, chyba że Administrator wykaże istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą lub istnienie podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Prawo żądania przeniesienia danych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany, gdy są one przetwarzane przez Admin na podstawie zgody lub umowy (art. 20 „RODO”), co oznacza, iż osoba, której dane dotyczą prawo żądać, by dane osobowe zostały przesłane przez Bank bezpośrednio innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe.
Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie wydanej uprzednio zgody na przetwarzanie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) „RODO”.

ZASADY ROZPATRYWANIA WNIOSKÓW DOTYCZĄCYCH OBSŁUGI PRAW OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ W ZAKRESIE DANYCH OSOBOWYCH

Każda osoba, której dane dotyczą jest uprawniona do złożenia wniosku w zakresie obsługi praw wynikających z RODO, a Administrator zobowiązany jest do jego rozpatrzenia żądania według poniższych zasad:

1.Osoba, której dane dotyczą może zgłosić wniosek do Administratora w każdej chwili.
2.Administrator rozpatruje wniosek złożony przez osobę której dane dotyczą lub osobę działającą w jego imieniu:
a)w ciągu miesiąca, licząc od dnia otrzymania żądania,
b)w przypadku, gdy żądanie lub liczba żądań ma skomplikowany charakter, termin udzielenia odpowiedzi może zostać wydłużony o kolejne dwa miesiące; w terminie miesiąca od otrzymania żądania, Administrator poinformuje o przedłużeniu terminu, z podaniem przyczyn opóźnienia,
c)w przypadku niepodjęcia działań w związku z żądaniem, Administrator niezwłocznie – najpóźniej w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, poinformuje osobę, której dane dotyczą o powodach nieodjęcia działań oraz możliwości wniesienia skargi do organu nadzorczego oraz skorzystania ze środków ochrony prawnej przed sądem.
3.Osoba, której dane dotyczą może złożyć wniosek pisemnie lub drogą elektroniczną. Administrator rozpatrując wniosek będzie weryfikował jego wiarygodność, w tym możliwość weryfikacji danych osobowych, której wniosek dotyczy.
4.Bieg terminu rozpatrywania wniosku rozpoczyna się od dnia otrzymania przez Administratora żądania.
5.W przypadku pytań dotyczących wniosku prosimy o kontakt z Inspektorem Ochrony Danych.

SKARGA DO ORGANU NADZORCZEGO

Jeżeli osoba, której dane dotyczą uzna, że przetwarzanie danych osobowych odbywa się z naruszeniem przepisów „RODO”, przysługuje jej prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym obecnie jest Prezes Urzędu Ochrony Danych.

DOBROWOLNOŚĆ PODANIA DANYCH

Podanie danych osobowych do celów zawarcia i realizacji umowy ma charakter dobrowolny, jednakże konsekwencją niepodania tych danych będzie brak możliwości rozpatrzenia zawarcia i realizacji umowy. Konieczność podania danych osobowych może też wynikać z obowiązków nałożonych przez przepisy prawa, w takim przypadku niepodanie wymaganych danych może spowodować przeszkodę w realizacji umowy.

W przypadku, jeśli dane osobowe są zbierane na podstawie zgody, podanie tych danych jest dobrowolne.

ZASADY OCHRONY PRYWATNOŚCI – MEDIA SPOŁECZNOŚCIOWE

1)Instytut Altiora Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp. k. prowadzi profile w mediach społecznościowych, którymi zarządza.

2)Twoje dane w serwisach społecznościowych możemy wykorzystywać w następujących celach:

W celu kontaktu z Tobą i udzielania odpowiedzi na przesłane przez Ciebie zapytanie (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f „RODO”);
W celu tworzenia statystyk pliki cookies są wykorzystywane do tego, aby przeanalizować, w jaki sposób użytkownicy korzystają z mediów społecznościowych (jak wielu odwiedza np. fanpage, jak długo na nim pozostają, które treści wzbudzają największe zainteresowanie etc.) Dzięki temu można stale ulepszać nasz fanpage lub profil i dostosowywać ich działanie do preferencji użytkowników. W celu śledzenia aktywności i tworzenia statystyk wykorzystujemy narzędzia Facebooka oraz Linkedin;
W przypadku pozostawienia na naszym profilu komentarz lub wystawienia oceny (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a „RODO”);
W celach archiwalnych i dowodowych dla zabezpieczenia informacji, których wykorzystanie może być niezbędna dla dochodzenia naszych praw (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f „RODO”).

Wchodząc na nasze profile w mediach społecznościowych, wykorzystując funkcjonalność „Lubię to” lub „Obserwuj” wyrażasz zgodę na przetwarzanie przez nas Twoich danych osobowych. Jeżeli chciałbyś/chciałabyś cofnąć zgodę na przetwarzanie danych na naszym fanpage wystarczy zaznaczyć „nie lubię” w stosunku do naszego fanpage. Jeżeli przetwarzanie Twoich danych osobowych odbywało się na podstawie zgody, jej cofnięcie nie powoduje, że przetwarzanie danych osobowych do tego momentu było nielegalne. Innymi słowy, do czasu cofnięcia zgody mamy prawo przetwarzać Twoje dane osobowe i jej odwołanie nie wpływa na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania.
Podanie danych osobowych jest dobrowolne i zawsze uzależnione od Twojej decyzji. W określonych sytuacjach, podanie danych osobowych może być niezbędne abyśmy mogli udzieli odpowiedzi na Twoje pytanie.
W związku, z korzystaniem z profili w serwisach społecznościowych: Facebook oraz LinkedIn Twoje dane osobowe mogą być przekazywane Administratorom tych portali, a tym samym Twoje dane osobowe mogą być przekazywane do państwa trzeciego: Stanów Zjednoczonych. W odniesieniu do podmiotów z tego państwa Komisja Europejska stwierdziła właściwy poziom ochrony danych osobowych decyzją wykonawczą z dnia 12 lipca 2016 r. (dane będą przekazywane wyłącznie tym odbiorcom, którzy przystąpili do programu Privacy Shield).
Twoje dane osobowe będą przetwarzane do momentu wycofania zgody, a w przypadku przetwarzania związanego z zabezpieczeniem roszczeń zgodnie z czasem określonym w przepisach prawa.
W związku z przetwarzaniem Twoich danych przysługują Ci następujące prawa:

dostępu do swoich danych osobowych;
sprostowania danych osobowych;
usunięcia danych osobowych;
ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych;
przenoszenia danych osobowych.
Powyższe prawa możesz zrealizować kontaktując się z nami pod adresem: rodo@adn.pl
Wskazujemy, że wymienione uprawnienia nie mają charakteru absolutnego, a zatem w niektórych sytuacjach możemy zgodnie z prawem odmówić Ci ich spełnienia. Jednakże, jeżeli odmawiamy uwzględnienia żądania, to tylko po wnikliwej analizie i tylko w sytuacji, gdy odmowa uwzględnienia żądania jest konieczna.

8)Jeżeli uważasz, że Twoje dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z obowiązującym prawem, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Udostępnij w sieci